Деловая переписка

Письмо остается самой важной формой делового общения. Оно исключает неясности и неточности, практически неизбежные в устном общении. Поэтому все важные деловые решения должны быть зафиксированы в письменном виде. Как говорится, что написано пером, не вырубишь топором.

В ваших интересах научиться составлять деловые письма. Независимо от того, что пишете: письмо-отказ, отчет или объявление — всегда пишите понятно, связно и по существу.

Создание делового письма состоит из следующих этапов: обдумывание темы, составление письма, просмотр готового варианта, исправление ошибок, распечатка, просмотр. Только после выполнения всех этих этапов письмо можно подписывать и отправлять адресату.

Полезные советы для всех, используйте для письма только высококачественную бумагу.

Не отправляйте письмо, написанное сгоряча. Подождите день-два и перечитайте его.

Продумав письмо, пишите просто и вежливо.

Закончив, перечитайте письмо: возможно, вам захочется что-то добавить.

Исправьте все ошибки!

Еще раз просмотрите письмо и заново отредактируйте.

Форма делового письма стандартна. Во всех таких письмах присутствуют следующие элементы.

Бланк. Официальный документ пишут только на бланке. Бланк содержит реквизиты: название компании (учреждения), адрес, номера телефонов и пр. Все вместе эти реквизиты называются шапкой и располагаются вверху листа справа (или по центру).

Дата. Располагается слева или справа ниже шапки. Месяц в дате пишется прописью, день и год — цифрами.

Регистрационный (исходящий) номер. Обязательный элемент официального документа.

Адрес получателя. Располагается слева под датой. В адресе надо указать:

1. Титул (если есть) и полное имя адресата.

2. Должность адресата (ниже, отдельной строкой).

3. Название компании (ниже, отдельной строкой). Название должно быть точно таким же, каким оно представлено на фирменном бланке адресата.

4. Почтовый адрес компании (ниже, отдельной строкой).

Формальное обращение. Располагается под последней строкой адреса получателя. Обычно оно выглядит таким образом: «Уважаемый Такой-то».

В личной переписке после приветствия ставится запятая или восклицательный знак, в деловой — точка.

Текст письма. Располагается сразу под приветствием. Здесь вы пишете все, что хотите сообщить адресату.

Формальное завершение и подпись. Располагается слева под последней строкой текста. В деловой переписке письмо заканчивается следующими фразами:

Искренне ваш или С уважением (если не знаете адресата);

Всего доброго или С наилучшими пожеланиями (если адресат вам знаком).

Под этой фразой напишите свое полное имя и поставьте подпись.

Дополнения. Это необязательные элементы делового письма (например, «Приложение», если письмо сопровождается дополнительным документом), их размещают ниже подписи.  Если вы посылаете кому-то копии, то должны сообщить » об этом адресату, добавив к письму пометку «копия» и список лиц, которым вы их разослали, в алфавитном порядке.

Полезные советы на все случаи жизни, существуют общепринятые нормы составления деловых документов, так называемые Единые государственные стандарты делопроизводства. Ознакомьтесь с ними; кроме того, обязательно узнайте, как принято писать деловые письма в вашей компании.