- Разговор с сердитым собеседником
Что делать с раздраженным собеседником, от которого невозможно избавиться?
Полезные советы для всех не перебивайте, дайте ему высказаться, излить свои чувства; скорее всего, через пару минут он успокоится. Отодвиньте трубку от уха, если он слишком громко кричит. Запишите суть его претензий и формулировки, которые он использовал для ее выражения. Это пригодится, если вы, ваш начальник или ваш собеседник решите предпринять какие-либо дальнейшие действия.
Когда собеседник успокоится, скажите, что вы поняли суть проблемы и сделаете все от вас зависящее для ее разрешения. Сообщите собеседнику свое имя и должность. Если вы не в состоянии помочь, соедините его с более опытным сотрудником. Теперь выпейте воды и постарайтесь расслабиться.
Секретарь должен позаботиться о том, чтобы те, кому отказывают в доступе к тому или иному сотруднику, не чувствовали себя обиженными.
Беспроводные телефоны очень удобны. У них только один недостаток — некоторые модели обрезают начала предложений, поэтому при разговоре могут возникать мения из-за того, что кто-то кого-то недослышал. Чтобы избежать этого, никогда не перебивайте собеседника, ждите, пока он выскажется полностью.
Полезные советы на все случаи помните, что разгуливая с трубкой в руке, вы можете выйти из зоны действия радиотелефона. Радиус действия большинства моделей радиотелефонов не превышает нескольких десятков метров, так что не уходите с трубкой в соседнее кафе. Если у вас конфиденциальный разговор, просто выйдите в коридор или конференц-зал.
Эти полезные устройства очень распространены сегодня, и с ними также надо уметь обращаться.
Голосовая почта и автоответчик
Голосовая почта позволяет звонящему оставлять сообщения, если нужного человека нет на месте или он говорит по другой линии. Записывая приветствие для своей системы голосовой почты, помните, что вы на работе, а не дома. Вот один из удачных примеров.
«Это Энди Таккер, бухгалтер компании Супер-Пупер. Пожалуйста, оставьте свое сообщение, и я отвечу сразу же, как только у меня появится возможность. ; Спасибо». Можно сообщить время, когда вас не бывает в офисе, и обещание перезвонить по возвращении; или оставить имя и номер телефона сотрудника, который может помочь, если у звонящего нет возможности дождаться вас.
Полезные советы на каждый день если вы оставляете сообщение, сначала назовите свое имя, название компании, номер вашего телефона, день и время звонка, а потом объясните суть дела — кратко и по существу. В конце сообщения повторите свои имя и номер телефона.
Телефонные разговоры
Прослушивайте голосовую почту ежедневно, перезванивайте в тот же день, в крайнем случае — на следующее утро.
Все вышесказанное относится и к автоответчикам, однако эти устройства лучше не применять для фильтрации звонков. Если вы хотите принять звонок, возьмите трубку и скажите что-то вроде: «Добрый день, извините, я был в другой комнате».
Многоканальный телефон
Если у вас установлен такой аппарат, лучшее, что вы сможете сделать, это игнорировать новые значки. Помните, что предпочтение нужно отдавать текущему разговору.
В некоторых ситуациях определитель номера очень полезен. Вы получаете преимущество, зная, кто вам звонит. А кто предупрежден — тот вооружен. Например, если звонит начальник, а отчет еще не готов, вы успеете придумать правдоподобное оправдание и спасти свою репутацию.
Если номер звонящего вам знаком, не надо приветствовать его словами: «Привет, Виктор!» Это всегда сбивает с толку.
Такое ощущение, что владельцы мобильных телефонов жить не могут без своих игрушек. Они разговаривают по мобильному на улице, в кинотеатре, в аудитории во время лекции, в общественном туалете! Пейджеры немного лучше — вам хотя бы не придется слушать за обедом чужие разговоры, но как действует на нервы это «пи-пи-пи»!
Полезные советы для всех на собрании у одного из сотрудников зазвонил мобильный телефон. Как на грех, тот забыл, куда он положил свое устройство. Он лихорадочно обыскивал карманы, проверял пиджак, даже пальто, которое положил на свободный стул, но не мог найти. А мобильник все продолжал звонить. В конце концов главный инженер попросил незадачливого подчиненного выйти из зала вместе с вещами. На следующий день на доске объявлений компании появились «Правила обращения с мобильными телефонами».
