По количеству писем электронная почта давно превзошла обычную, и ее популярность продолжает расти. О правильном использовании этого нового средства связи написано немало книг, однако еще есть люди, которые ничего об этом не знают.

 

Самое большое достоинство (и самый главный недостаток) электронной почты в том, что она позволяет практически мгновенно связаться с любым человеком в любой точке земного шара, если, конечно, у этого человека есть компьютер. Это очень удобно для тех, кому это необходимо в работе. Однако электронные письма не заменят живого общения.

 

Один из недостатков электронной почты состоит в том, что получатель может неверно воспринять тон письма. В личном разговоре или по телефону собеседники видят или слышат друг друга, поэтому замечают эмоции и настроение собеседника. Из письма же можно неправильно понять, что на самом деле подразумевается. Например, предложение: «Я слышал, что собрание в четверг было очень результативным!» звучит совсем по-другому, если произнести его саркастически.

 

В разговоре собеседники употребляют уточняющие вопросы, например:

 

— Вы отослали этот доклад Майклу?

 

— Майклу Кошкину?

 

— Нет, Майклу Мышкину. Он хотел, чтобы я добавил туда информацию о СЫРЕ.

 

— Ну, я вообще-то послал его Майклу Кошкину. А что такое СЫР?

 

Понятно, что если собеседники так писали бы в письмах, последние утратили бы всякий смысл. Поэтому, написав письмо, сначала перечитайте его, а потом уже отправляйте. Если долго не получаете от партнера ответа, перезвоните ему.

 

Вот некоторые ошибки, которые допускают авторы электронных писем.

 

Орфографические и грамматические ошибки. Электронная почта признается многими как неофициальное средство общения, но неофициальность не означает неряшливости. Обращайте внимание на:

 

1) незаконченные предложения. Не используйте предложений без подлежащего или сказуемого;

 

2) неправильное написание слов. Если у вас проблемы с грамотностью, пользуйтесь специальными компьютерными программами.

 

Пропуск приветствия или концовки. Неужели так трудно напечатать «Уважаемая Кларисса» или «Всего доброго, Денис»?

 

Использование только ПРОПИСНЫХ букв. Текст, состоящий из прописных букв, труднее для восприятия, чем обычный. К тому же такое письмо воспринимается как крик.

 

Использование только строчных букв. Имена собственные и первые слова предложений надо писать с прописной буквы.

 

Использование  ругательств.   Произнесенные   вслух ругательства  моментально  испаряются  в  воздухе,вставленные в письмо остаются там навсегда.

 

Отправка сообщения слишком большому количеству людей. Всем ли сотрудникам надо знать подробности подготовки актового зала к следующему собранию? Конечно, нет. Пишите об этом только ответственным за подготовку.

 

Использование «Ответить всем» вместо «Ответить отправителю». Если ваш менеджер послал благодарственное сообщение за проделанную работу каждому члену вашего коллектива, не отвечайте всем коллегам, что были рады стараться и что ваш начальник самый лучший. Этим вы заработаете репутацию угодливого подхалима.

 

Перед отправлением обязательно проверьте, кому вы отправляете письмо, особенно если оно написано в резком тоне. Однажды сотрудница крупной компании написала своей приятельнице, что у их коллеги ожидается прибавление в семействе. Она думала, что отправила письмо подруге, а оказалось, что в бухгалтерию! Представьте, как бурно обсуждалась в коллективе эта, в общем-то, интимная новость.

 

Другие неприятные мелочи связаны с экономией времени.

 

Переадресовка цепочки электронных писем. Если информация предыдущих сообщений не важна, удалите их.

 

Переадресовка цепочки электронных писем без изменения темы сообщения. Результат этого может выглядеть таким образом: «FW: FW: RE: FW: RE: Наше собрание». Не удивительно, что адресат может просто удалить такое письмо, не читая. Четко указывайте тему, например: «Вопросы по поводу собрания 15 июня. Нужен ответ».

 

Отправка письма сотруднику, сидящему в соседнем кабинете. Если сообщаете о сроках сдачи отчета, это нормально, но если вам нужно обсудить какой-то вопрос, лучше использовать старый добрый способ — разговор.

 

Полезные советы на все случаи отправка и получение писем личного характера на работе. Компьютеры и доступ к Интернету — собственность компании, поэтому, ведя личную переписку на работе, вы нарушаете трудовой договор. Узнайте, разрешено ли в вашей компании пользоваться электронной почтой в личных целях, и если да, не злоупотребляйте этим. Излишне напоминать, что рассылать с рабочего компьютера оскорбительные письма и спам абсолютно недопустимо.

 

Эти службы позволяют проверять почтовый ящик с любого компьютера, поэтому для личной переписки мы советуем вам пользоваться услугами таких сайтов.

 

Вот еще несколько ошибок, связанных с электронной почтой.

 

Всем нравятся шутки, но они не всегда уместны в письмах. При составлении электронного письма раз и навсегда забудьте выражения вроде: «Должно быть, вы с Урала…» или «Вот почему я рад, что я не женщина» Не исключено, что такие шутки неприятны даже вашим друзьям.

Полезные советы для всех не отвечайте на письма о спасении дикой природы, предупреждениях о новых разновидностях рака, не реагируйте даже на мольбы послать открытки людям, больным СПИДом. Не пересылайте их своим знакомым. Полезными могут быть предупреждения об электронных вирусах, но в большинстве случаев это  либо  розыгрыши,  либо  собственно  вирусы.

 

Лучше сразу удаляйте такие письма, предварительно сообщив о них системному администратору.

 

Если вы получили одно из многочисленных писем, призывающих переслать его десяти своим знакомым, просто удалите его.

 

 

Чего еще нельзя делать с помощью электронной почты?

 

 

Не используйте электронную почту для критики и тем более не рассылайте копии такого письма другим. Это равноценно оскорблению сотрудника в присутствии подчиненных. Если у вас есть замечания, выскажите их с глазу на глаз или, в крайнем случае, по телефону

.

Если получили оскорбительное письмо, подавите в себе желание ответить в том же духе. Будьте выше этого — не теряйте достоинства. Ну, или хотя бы не отвечайте на это письмо.

 

Полезные советы для всех никогда не пишите в электронном письме того, чего не хотели бы увидеть в прессе. Даже если пишете человеку, которому доверяете, ваше сообщение может быть переадресовано кому-то другому.

 

 

Электронные письма очень удобны для таких случаев.

 

 

Оповещение о собрании. «В начале месяца в конференц-зале состоится собрание, посвященное предстоящей конференции. Пожалуйста, просмотрите прикрепленный файл и подготовьтесь к обсуждению указанной в нем повестки дня».

 

Подготовки собрания. «Возможные дни проведения собрания 1, 2 или 15 июля. Сообщите, какой день вас больше устраивает».

 

•Подтверждение устных разговоров. «Как мы сегодня и говорили, корпорация Плюш и Сыновья вышлет 75 мягких кресел к следующей субботе».

 

Распространения новостей, отчетов и другой информации, связанной с работой компании.

 

Электронная почта — хороший помощник, если не заменять ею обычное общение и телефонные разговоры.

 

Менеджеры некоторых компаний получают до двухсот  сообщений  в  день  пожалейте  их — пишите кратко. Если вам не отвечают, позвоните по телефону.

 

И конечно, сразу же отвечайте на сообщения, хотя бы так: «Я получил ваше письмо, но подробный ответ смогу выслать только на следующей неделе». Если ваша служба электронной почты предоставляет услугу «электронного автоответчика», воспользуйтесь ею, если знаете, что вас не будет на работе несколько дней.

 

Популярность чатов растет. А знаете ли вы, как вести себя в чате?

 

Не употребляйте грубых слов, не распространяйте злые слухи, не раскрывайте секретную информацию.

 

Не «висите» в чате часами — возможно, вы отвлекаете от работы вашего собеседника.

 

Если от работы отвлекают вас, вежливо сообщите собеседнику, что сейчас заняты и свяжетесь с ним попозже. Конечно, лучше во время работы вовсе не выходить в чат.