Хранение документов в организации.
Документ, от которого нужно отталкиваться при организации хранения документов это Федеральный закон от двадцать второго октября две тысячи четвертого года №125 –ФЗ «об архивном деле в РФ».
Обязательно нужно прочесть данный закон, в первую очередь. В основном документы, относящиеся к определенному учетному регистру, нужно подшивать в специальные папки и хранить в строго хронологическом порядке. Так будет проще их хранить.
Хранение документов, от чего зависит?
Многое зависит от самой организации, ее размеров, специализации ведения бухгалтерского учета. Сам бухгалтер может решать то, как ему удобно хранить документы, от этого зависит, как быстро их можно будет отыскать. Потому, что в первую очередь важно быстро найти документ в случае инспекции, инвентаризации и т.д., а не то где и как они лежат.
Если вы ведете учет на компьютере. Необходимо регулярно делать копии важных документов, для налоговой и других контролирующих служб. В том случае, когда у вас накопилось много документов, которые негде хранить, а срок хранения еще не закончился, их можно отправить в архив.
Архивы бывают, как частные, так и государственные. Есть одно правило хранения документов в архиве, если вы, по каким либо причинам захотите уничтожить документы, эту операцию нужно будет делать через специального работника из архива, с его разрешения. То есть работник архива должен поставить свою подпись в акте об уничтожении. Без этого у вас не получиться избавиться от документов.
Если какая- то организация решит хранить документы самостоятельно, ей нужно будет составить определенный документ и прописать там все аспекты хранения документов.
Аспекты хранения документов:
- документы, которые подлежат обязательному хранению.
- сроки хранения.
- кто будет следить за хранением документов.
- каким образом документы поступают в хранилище.
- учет и регистрация документов, как это будет организованно.
- все аспекты безопасности
- кто имеет доступ к документам.
- вы можете сами добавить пункты, которые вам нужны, на ваше усмотрение.
Необходимо иметь дополнительную службу по работе с архивами. Хранение, сканирование, уничтожения.
Существуют правила хранения архивов и ответственность за их нарушение.
Это определенные штрафы, обычно это суммы от двухсот, до пятнадцати тысяч рублей. Также могут быть процентные начисления. Все зависит от степени самого нарушения, насколько оно тяжелое.
Хранение документов это очень не легкое и трудоемкое мероприятие. Очень много фирм оказывают услуги по хранению документов. Если вы затратите небольшие средства на предоставления вам их услуг, то вы можете избежать штрафов и больших затрат в дальнейшем.
