Как следует принимать посетителей в своем офисе

В гостях у коллег из другой компании вы представляете не только себя, но и свою организацию. То же относится и к приему деловых гостей в своем офисе. В следующих статьях мы поговорим о том, что значит быть хорошим посетителем и хорошим хозяином, сайт полезных советов поделится секретами гостеприимства.

Посещение чьего-либо офиса не требует специальной многолетней подготовки в высшем учебном заведении. Правила, которыми должен руководствоваться посетитель, достаточно просты. Вот они.

Полезные советы гостеприимства

Заранее условьтесь о времени встречи. Если по какой-либо причине не удалось заранее договориться о времени встречи и вы пришли не в самый подходящий момент, извинитесь и удалитесь без лишних слов.

Заранее продумайте маршрут. Еще лучше — свяжитесь с приглашающей стороной и узнайте у сотрудников      этой компании, как к ним добираться. Заодно уточните подъезд, этаж и пр.

Не берите с собой продукты и напитки. Даже если вы очень проголодались, принимающая сторона вряд ли получит большое удовольствие, наблюдая за тем, как вы поглощаете завтрак, или смахивая со стола оставленные вами хлебные крошки и прочие пищевые отходы. Кроме того, не исключено, что хозяева сами предложат вам по крайней мере чашечку кофе.

Будьте вежливы с сотрудниками пригласившей вас компании. Если в этой компании принято регистрировать посетителей, без возражений укажите свое имя и фамилию, к кому вы направляетесь и назначенное  время.   Если  секретарь,  регистрирующий посетителей, беседует по телефону, наберитесь тер-    пения и спокойно подождите.

Ничего не трогайте, не спросив предварительно разрешения, даже если это сувенир или игрушка.

Как следует принимать посетителей в своем офисе

Принимайте гостей так же, как вам хотелось бы, чтобы принимали вас.

Подробно и точно расскажите, как добраться до вашего     офиса. Заблудившись, люди обычно падают духом, у них портится настроение. Если вы сами не в состоянии объяснить дорогу, попросите сделать это более сведущего коллегу.

Не опаздывайте на встречу. Приемная — не самое интересное место в мире, а время вашего гостя так же дорого, как и ваше.

Когда посетитель входит к вам в кабинет, поднимитесь навстречу и пожмите ему руку.

Заранее позаботьтесь о том, чтобы посетителю было удобно на том месте, которое вы для него приготовили.

Если вашему посетителю придется что-либо записывать, освободите для этого место на рабочем столе.

Позаботьтесь о том, чтобы в вашем кабинете была вешалка, где посетители могут оставить верхнюю одежду или головные уборы.

Предложите своим посетителям напитки (воду, кофе, чай — сейчас в моде зеленый — или другие).

Сразу же сообщите посетителю, сколько времени вы готовы уделить ему, например: «Господин Браун, на 15:00 у меня назначено совещание, но я уверен, что за оставшиеся полчаса нам удастся решить все интересующие нас вопросы».

Проводите посетителя к выходу. Не заставляйте его беспомощно блуждать коридорами, особенно если ваше здание большое и запутанное.

Научите секретаря, ведущего прием посетителей, смотреть на них (даже если он в это время разговаривает по телефону). Понятно, что от посетите-лей требуется некоторое терпение, однако не следует давать им почувствовать, что телефонный разговор важнее находящихся в приемной людей.